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应用知识管理提高企业竞争力

2009/3/2 10:13:27 作者:cnhuu.cn 进入中国虎雅论坛>>
衡阳师范学院 刘 彦  

  数据经过处理、分析后,可以变成有用的信息,而信息经过审核、分类后,则变成能协助个人、企业或团体创造智能与价值的有用信息,也就是知识。知识经过行动、验证后,便可以协助企业变成智能型企业,创造利润、降低成本、提高竞争力,进而产生有形与无形的价值。知识管理可以分为对知识内容的管理;知识流动环节的管理;知识载体的管理。

  而知识管理的关键,第一是要迅速、有效的获取知识内容并建设企业的知识库,这包括它的及时性、有效性、可被利用性和可持续发展性;第二是使知识能够大流量、高效率的进行流转,把知识迅速而通畅的贯穿到企业工作的各个方面中,以最佳的方式实现知识的共享、利用和增值;第三是建立知识的人和组织,这包括对人员和组织进行变革,使其能适应知识管理的需求,让人和组织在知识的活动中最大程度的受益。

  然而,企业的知识管理现状却不尽人意,一个比较突出的原因便是企业工作环境中大量"孤岛"的存在给知识管理带来了障碍,使知识在这样的环境下成为了一潭"死水",无法健康的流动起来,当然也就无法给企业带来效益。究其原因,首先是企业的管理理念、组织的文化、知识系统的规划、实施和应用等不切合知识管理的需求,其次也是由于信息化进程中的一些“孤岛式”建设所产生的IT屏障,不能有效的推进知识管理的进行。

  所以要实现知识管理,企业就应该建设一个开放、共享、协同的知识实践环境,让知识的“死水”活起来。而协同商务平台可以快速的建立起共享和协作的知识环境,为知识管理提供实际层面的支持。

  协同商务平台的架构

  协同商务的基本管理思想是“协同”,也就是说通过打破各种资源(人、财、物、信息、流程)之间的壁垒和边界,提供一个统一的管理和畅通无阻的管理“通道”,实现对资源配置和开发的最优化。在协同商务平台中便体现为“信息网状”、“业务关联”和“随需而应”的三大理念。“信息网状”在于建立一个立体的、多维的信息获取、共享和使用的环境,无论信息的来源、结构是什么,都可以得到统一的管理;同时协同平台为这些信息节点之间提供了立体化的“网状”关联通道,从任何一个信息节点都可以到达任意的相关信息节点,极大的方便企业获取完整的、真实的信息。“业务关联”则是提供对各个业务环节进行整合的方案,使得协同平台可以面向整个业务过程来进行管理。表面上看在协同平台中还是采用某个模块或某个功能完成某个业务环节的要求,但随之这个应用可以自动启动其他的关联应用,并完成相关数据的更新,使得企业无需在不同应用平台之间切换便可以完成对业务链的管理。“随需而应”是将企业的“人”、“财”、“物”、“信息”和“流程”进行充分的整合。在协同平台中,这些资源可以实现各种关联,当企业由于某个目的触发一个应用的时候,相关的资源可以随之被调动并被自动加入统一管理和协同工作的环境中,从而进行紧密的协调和运作。

  总体上看,协同应用更有利于对企业各种分散存在或被分隔的知识进行整合,并让它们在统一管理和调配下进行优化,从而发挥这些知识最大的价值。

  知识管理与协同商务平台的关系

  信息网状中的数据呈现网状结构,数据和数据之间高度关联,从一个信息点可以迅速的捕获与其相关的其他信息,同时,当这张网中的某个数据发生变化时,相关的数据也能够随之发生变化,以保持彼此之间的同步性。信息网首先突破了信息之间的屏障,将信息涉及的范围和视野进行了极大的扩展,有助于迅速查找及收集企业内外部各个角落的信息和知识,并有助于建立知识之间的关联性;其次,信息网中的信息能够保持较好的同步性,可以迅速的进行更新,从而有利于保持知识的及时性和有效性;第三,信息网状将数据和应用进行统一的管理和展现,使用户可以通过唯一的平台进行获取,而无需在不同的数据库和应用系统之间切换,有利于企业建设便利的信息和知识的共享环境。

  业务关联看作是知识流经的“管道”,流程的通畅意味着知识能够在这个管道“活”起来。知识的生产、获取、整理、传递、共享、利用、创新等必须与企业实际的业务和工作流程进行很好的结合,或者说知识管理必须依附于企业的流程环节,才能达到知识管理的目标。而业务关联中的各个业务流程是关联、互通和相互协调的,这样的业务关联体系就能够不断强化知识流的流量和流速。反过来说,在一个流程割裂的环境里,企业的各部分工作自行其是,就很难创建通畅平滑的支持知识流通的途径。例如,对销售部门的人力资源管理和销售人员的销售业务管理相割裂,企业就很难将销售人员在工作中积累和创建的知识与其知识贡献的绩效考核相挂钩。因此,通畅无阻、互联互动的流程网便于将知识管理贯穿于企业运作的各个环节,从而让知识的价值得到发挥。

  知识管理的另一个关键点便是建立一个知识型的组织,知识型组织的特性是突破边界的知识联盟体。打破人员之间的屏障,把以地理或实体为边界的传统组织,拓展为由雇员、管理人员、客户、商业伙伴、外部组织和公众等构成的以知识为目标的柔性虚拟组织,并为他们提供紧密结合的、相互协作的工作环境,使他们可以即时的、互动的进行沟通,从而给知识的衍生和发展创造了极为有利的条件;其次是打破了金字塔型的管理结构,而转为扁平化的形态,让管理可以越过原有的多重层级而迅速的到达目标点,便于建立“以人为本”的管理机制,形成以创新、共享和协同发展为内涵的组织文化。

  协同商务与知识管理相融合,以“协同”的手段,把知识变为源源不断的、流通无阻的“活水”,为知识管理创建了一个良好的实践环境,为企业的快速反应提供基础。

  提升企业竞争优势

  知识管理的协同商务平台可以使得公司的员工可以相当方便的工作,因为员工可以轻易的获得知识,更快速更方便的寻得所需的知识可使员工增加相当的生产力,甚至可以增加员工的工作质量。因此,若是能够让员工除了互相分享信息之外,更能跨部门来分享、合作,相信更能够提升企业的竞争能力。员工只要一有问题,就将问题丢出来,很快的就会有这方面的专家来回答你这个问题;另外,还可以将专家知识整理成明确的文件,更可以增加知识的影响范围;此外,很重要的一点是,可以藉此提升个人的能力,使员工能够不断的进步。不断累积的知识可以提供创新的基础,也可以增加竞争的优势,在面对突然席卷而来的危机时,可以实时反应良好决策。

  降低企业成本

  传统之企业员工有太多的制度规范,信息无法流通与分享,员工更少互相交换知识,使得企业花费许多重复的教育成本以及其它方面的成本。

  提高企业效率

  在合作的素质上,会因为知识管理的协同商务平台而有所提升,甚至在跨部门的合作中,也会因为知识管理的协同商务平台而更顺利,对企业的未来以及核心的竞争力更为提升?知识管理的协同商务平台,增进创新的想法来增加营运上的效率,例如企业再工程的发展;利用知识管理的协同商务平台,再作企业转型或是变革,也可以减少转换的时间,甚至可以将企业内部的知识,拓展到企业外部的伙伴或是顾客。

  提高客户之满意度 
  完善的知识管理的协同商务平台,能够正确且有效地响应客户的需求,因此可以营造出更佳的顾客满意度。

  首先,在知识管理的协同商务平台的建设过程中,一般需要注意:要实现知识集成、过程集成和企业集成。

  知识集成的定义为:信息集成不是简单地从技术上实现各部门之间的知识共享,而是要从系统运行的角度,保证系统中每个部分、在运行的每个阶段,都能将正确的知识、在正确的时间、正确的地点、以正确的方式、传送给需要该知识的人。

  过程集成就是在完成知识集成的基础上,对流程进行高度抽象和协调,消除流程中各种冗余和非增值的子流程(活动)、以及由人为因素和资源问题等造成的影响流程效率的一切障碍,使企业流程总体达到最优。

  企业集成则主要指的是沿着产品供应链方向上同类或互补企业之间为追逐共同的市场机遇而形成虚拟企业(动态联盟)之间的集成。企业集成也可以理解为在虚拟企业之间实现的信息集成和过程集成。

  其次,注意系统与员工日常工作的结合,真正为员工所需要。只有与员工的工作相关,支持业务的处理工作,将协同商务融合到员工每天的工作和业务中去,为员工所必须,不是脱离员工的工作范围,将系统变为可有无的系统。

  再次,要注意系统使用的方便性、简单化。系统的易用性将决定系统是否会顺利的推进,也会大大减少用户学习新的系统所付出的劳动。

  最后,要有明确的群体对协同商务担当明确的责任,系统实施必须人人都参与,责任必须明确,所有的工作都权限化。要有明确的制度、激励机制,来鼓励员工的知识创新、知识共享、知识的交流。将客户、合作伙伴融入到内部的业务运作中来,实现体现协同商务的精神融入到内部的业务运作中来,实现体现协同商务的精神。

  在当今信息社会,企业只有利用知识管理的系统商务,才能追随市场等相关变化,保住自己的竞争力。 
 
 

信息来源:《中国市场》
 
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